Pierwsze dni w nowej pracy potrafią być niezwykle stresujące. Nieznane twarze, gąszcz procedur, nowe systemy i to powracające pytanie: „Czy na pewno dobrze wybrałem/łam?”. To właśnie w tym momencie na scenę wkracza pracodawca. Sposób, w jaki przywitasz nową osobę w zespole, w dużej mierze zadecyduje o tym, czy zostanie ona z Tobą na lata, czy odejdzie przed końcem okresu próbnego. Zobacz jak dobrze przeprowadzić onboarding nowego pracownika.
Zacznijmy od podstaw: Onboarding pracownika co to jest?
Mówiąc najprościej, to kompleksowy proces adaptacji, który ma na celu zintegrowanie nowo zatrudnionej osoby z firmą. I tu mamy na myśli zarówno proces formalny, szkoleniowy, jak i społeczny. To nie jest jednodniowe „szkolenie BHP i wręczenie laptopa”, ale zaplanowana strategia działania.
Dlaczego profesjonalny onboarding nowych pracowników to konieczność?
Statystyki HR są bezlitosne. Zła adaptacja to jeden z głównych powodów wczesnej rotacji kadr. Z kolei dobrze zorganizowany onboarding nowych pracowników sprawia, że szybciej osiągają oni pełną efektywność, czują się pewniej i chętniej angażują w życie firmy. To oszczędność czasu, pieniędzy i… nerwów obu stron.
Fazy kluczowe onboarding pracownika
Aby proces wdrożenia był skuteczny, należy podzielić go na etapy. Jakie są fazy kluczowe onboarding pracownika? Najlepiej oprzeć się na modelu 4C (Compliance, Clarification, Culture, Connection), z podziałem na oś czasu:
- Pre-boarding: Czas od podpisania umowy do pierwszego dnia pracy. To moment na utrzymywanie kontaktu, wysłanie agendy pierwszego dnia i załatwienie formalności. Zadzwoń też do nowego pracownika, potwierdź, że może dzwonić z ewentualnymi pytaniami, wątpliwościami. Poinformuj gdzie ma się zgłosić pierwszego dnia.
- Pierwszy dzień (powitanie): Skupienie na pozytywnym wrażeniu. Oprowadzenie po biurze, przedstawienie zespołu, zapoznanie ze sprzętem. Pierwszy dzień powinien być luźny, w przyjaznej atmosferze. Nie zostawiamy człowieka samego, nie zasypujmy go grubymi tomami przepisów bhp. Pokażmy mu zwyczajnie środowisko pracy.
- Pierwszy miesiąc (wdrożenie stanowiskowe): Intensywna nauka zadań, zapoznanie z procedurami i narzędziami. Bieżący feedback. Przydziel nowej osobie bezpośredniego opiekuna, osobę wprowadzającą. Najtrudniej jest wtedy, gdy nowy pracownik nie ma żadnego wsparcia. Zostaje sam.
- Kolejne miesiące (pełna adaptacja): Samodzielna praca, ocena postępów, głębsza integracja z kulturą organizacyjną firmy.
Co warto przygotować na onboarding nowego pracownika checklista
Nic tak nie porządkuje pracy działu HR i managerów, jak dobra lista kontrolna. Przygotowując wdrożenie, upewnij się, że Twoja onboarding nowego pracownika checklista zawiera poniższe punkty:
- Przed startem: Przygotowanie umowy, założenie kont w systemach, przygotowanie stanowiska pracy, wysłanie maila powitalnego do zespołu.
- Dzień 1: Spotkanie z bezpośrednim przełożonym, oprowadzenie po biurze, przekazanie tzw. „pakietu powitalnego”, wspólny lunch lub kawa z zespołem.
- 1. tydzień: Zaplanowanie szkoleń wstępnych, omówienie celów na okres próbny, weryfikacja dostępu do narzędzi.
- 1. miesiąc: Spotkanie podsumowujące, weryfikacja pierwszych sukcesów i trudności.
Czym jest „Pakiet powitalny”? W dużych firmach to zaplanowany przez dział HR profesjonalny „welcome pack”, w którym pracownik dostaje kartę dostępu, smycz, firmowy gadżet itp. Jeśli pracujesz w małęj firmie to może być kupiony specjalnie w lokalnym sklepie kubek, długopis, i coś słodkiego. Wszyscy lubimy prezenty prawda?
Onboarding pracownika – kreatywne przykłady
Zastanawiasz się, jak robią to najlepsi? Przeanalizujmy onboarding pracownika przykłady, które łatwo wdrożyć u siebie.
- Zamiast suchej prezentacji o historii firmy, zorganizuj grę biurową, w której nowy pracownik szuka wskazówek pozwalających mu poznać kluczowe działy.
- Przygotuj ciekawą aplikację webową, która będzie angażować, pozwoli wybierać ścieżki a na końcu pozwoli zadać pytania, pobrać schemat organizacyjny czy listę telefonów do wszystkich działów.
- Zastanów się nad wdrożeniem instytucji „Kumpel nowego” – nieformalnego opiekuna, który nie jest szefem, ale pomaga w prozaicznych kwestiach: od obsługi ekspresu do kawy po wytłumaczenie niepisanych zasad panujących w dziale.
Specyfika branży: onboarding pracownika produkcyjnego
Pamiętaj, że adaptacja różni się w zależności od specyfiki stanowiska. Onboarding pracownika produkcyjnego wymaga zupełnie innego podejścia niż wdrożenie specjalisty IT. Tutaj kluczowe znaczenie ma bezpieczeństwo, zrozumienie ciągów technologicznych oraz jasna komunikacja zasad panujących na hali. Proces ten musi być wyjątkowo pragmatyczny, oparty na instruktażach stanowiskowych, szkoleniach zawodowych i wsparciu doświadczonego brygadzisty / kierownika.
Zamknij cykl, czyli onboarding i offboarding pracowników
Gdy projektujesz ścieżkę pracownika, musisz patrzeć na nią całościowo. Pełen cykl życia zatrudnionego w organizacji to zarówno onboarding i offboarding pracowników. Równie ważne jak to, w jaki sposób witasz ludzi na pokładzie, jest to, jak się z nimi żegnasz. Profesjonalny offboarding (wywiad końcowy, płynne przekazanie wiedzy, pozytywna atmosfera) często buduje opinię o firmie na rynku pracy skuteczniej niż drogie kampanie employer brandingowe. Zawsze zostawiaj drzwi otwarte!
Kompleksowy onboarding nowego pracownika to podstawa budowania silnego zespołu. Wymaga on planu, zaangażowania kadry zarządzającej oraz odpowiednich umiejętności po stronie działu ds. pracowniczych. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak profesjonalnie projektować takie procesy i zdobyć wiedzę, która pozwoli Ci lepiej zarządzać kapitałem ludzkim w Twojej firmie, sprawdź nasze zasoby.
Wysokiej jakości szkolenia rozwijające kompetencje HR i managerskie znajdziesz tutaj: https://www.mckk.pl/szkolenia-i-kursy/projekty-rozwojowe/
Zainwestuj w wiedzę i spraw, aby każdy nowy pracownik od pierwszego dnia czuł, że trafił w dziesiątkę!